Helkama-auto: Smidigare inköp och en tydlig minskning av arbetsmängden

Elisa Industriqs inköpsprogram har effektiviserat hela inköps- och lagerhanteringen hos Helkama-auto Oy och avsevärt förbättrat viktiga nyckeltal inom leveranskedjan. Den förändring som skett på mindre än ett år har bland annat frigjort en hel arbetsdag per medarbetare.

”Det går nu så mycket snabbare att lägga inköpsorder att medarbetarna har en hel arbetsdag mer tid över till annat arbete än tidigare. Ett av våra mål var att minska arbetsbelastningen, och det har uppnåtts”, säger Andreas Ehrnrooth, kommersiell chef på Helkama-auto Oy.

Samarbetet mellan Helkama-auto och Elisa Industriq Finland inleddes i slutet av 2020 och införandet av programvaran, som är utformad för hantering och optimering av inköp, skedde i juni 2022. Enligt Ehrnrooth är det ett mycket lättanvänt program, även om införandeprojektet var långdraget. Det handlar om ett helt nytt tillvägagångssätt, och man ville genomföra processen i enlighet med den ursprungliga tanken. Nu sköter systemet de mindre viktiga rutinuppgifterna och underlättar i hög grad det dagliga arbetet.

”Vi ville genomföra denna förändring i lugn och ro och förbereda oss ordentligt inför införandet av det nya systemet. Produkten behövde så att säga finjusteras, och även om det var krävande så var det värt mödan. Nu sköter datorn jobbet och ger förslag på vad man ska köpa. Den fungerar smidigt och håller koll på lagret och inköpen. Mycket enkelt att använda!” Andreas Ehrnrooth

Målet är att förändra inköpskulturen

Projektet inleddes med målet att förändra inköpskulturen. Man ville köpa in reservdelar i större partier och med längre mellanrum, för att på så sätt förbättra lönsamheten. Syftet med processen var att optimera inköpspartierna, det vill säga att avsevärt minska antalet inköpsorderrader och minska arbetsbelastningen både inom inköpsavdelningen och på lagret. Med hjälp av programvaran Oston har vi klart och tydligt nått våra mål.

”Antalet inkommande orderrader har till exempel minskat med 40 procent, vilket är en verkligt stor förändring.  Samtidigt har omsättningen ökat med 15–20 %, men lagervärdet har förblivit stabilt. Denna utveckling märks också konkret genom att vi har lyckats minska antalet reservdelar i lager med cirka 15 procent samtidigt som vår servicenivå har förbättrats. Således har vi rätt varor på hyllorna.” Andreas Ehrnrooth

 

Samarbetet med Elisa Industriq Finland har enligt Ehrnrooth fungerat riktigt bra. Förväntningarna på Helkama-auto har överträffats ända sedan anbudsfasen. Förutom Ehrnrooth har ytterligare tre personer deltagit i projektet, och införandet av programvaran gick utmärkt.

”Det som Janne Haverinen lovade om programvaran i början har faktiskt överträffats. Dessutom är Tomi-Pekka, som har hjälpt oss att komma igång med programvaran, verkligen duktig på att genomföra sådana här implementeringar – han lyckades verkligen få med oss alla på tåget. Det har gått riktigt bra och det har inte dykt upp några överraskningar. ”Det har varit ett riktigt rakt och enkelt projekt.” Andreas Ehrnrooth

 

Projektets huvudmål

1. Minska arbetsbelastningen
2. Rationalisering av inköpen
3. Minska logistikkostnaderna
4. Hantering av lagervärdet
5. Minimering av mängden produkter som ska skrotas

Projektets viktigaste fördelar

1. Antalet inkommande rader har minskat med 40 %
2. Omsättningen har ökat med 15–20 %, men lagervärdet har förblivit stabilt
3. Mängden reservdelar i lager har minskat med cirka 15 % 
4. Servicenivån har förbättrats